El pasado 6 de diciembre se publicó El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que establece los requisitos para los sistemas y programas informáticos o electrónicos que respaldan los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Este reglamento tiene como objetivo mejorar la eficiencia y la seguridad en las facturaciones, promoviendo la adopción de sistemas y programas informáticos o electrónicos que cumplan con los requisitos establecidos. Si nos ajustamos a su texto e interpretamos de manera literal el mismo, esto contribuirá a simplificar los procesos de facturación y a garantizar la integridad y autenticidad de las facturas emitidas. La estandarización de los formatos de los registros de facturación facilitará el intercambio de información entre las empresas y mejorará la interoperabilidad de los sistemas, lo que redundará en una mayor eficiencia y reducción de errores en los procesos de facturación.
La realidad es que el objetivo final del decreto es poner coto a una práctica que se ha extendido en el sector con el soporte de algunas empresas de consultoría y sistemas, y que se basa en modificar las facturas ad hoc una vez generadas. Esto es, tras revisar la factura, si “no les convence”, se modifica para cumplir con los requisitos necesarios. Esto, no sólo puede ser (y es en la mayoría de los casos) ilegal, sino que genera problemas de continuidad y errores de sistemas. De esta manera, el objetivo real es controlar ese proceso, y evitar que las facturas puedan modificarse una vez generadas, entendiendo como generadas dotarlas de fecha y número de factura.
En paralelo, sí es cierto que la interconexión con las administraciones puede generar una disminución del tiempo y trabajo de información, lo que siempre es ventajoso. Pero el principal objetivo de este reglamento es el control.
Algunos de los puntos técnicos más relevantes del decreto incluyen:
• Creación de un sistema de gestión electrónica de documentos: Se establece la obligación de implementar un sistema electrónico para el almacenamiento y gestión de documentos administrativos, para agilizar y facilitar el acceso a la información.
• Firma electrónica reconocida: Se establece la posibilidad de utilizar la firma electrónica reconocida en los trámites administrativos, garantizando su validez legal y seguridad en la identificación de las partes involucradas.
• Interoperabilidad: Se promueve la integración de los sistemas electrónicos de diferentes organismos y entidades, para facilitar la interoperabilidad y el intercambio de información de forma segura y eficiente.
Para todo ello, en un futuro, los aspectos técnicos que estuvieran recogidos en el Reglamento y que fueran necesarios serán desarrollados, para su implementación. De estos aspectos, la parte formal de la factura puede ser importante, pero dos aspectos son los mas relevantes a nivel de desarrollo y cambios en el sector:
• La especificación de la política de firma y registros de huella o “hash”. Esto es básico para definir el proceso de control que va a permitir asegurar que las facturas no son modificadas.
• Definir el código QR que va a ser la base de intercambio con la agencia tributaria, y que es la base para que el cliente pueda verificar su factura en la AEAT.
El decreto establece plazos específicos para la implementación de los cambios necesarios. Por ejemplo, se establece la obligación de implementar el sistema de gestión electrónica de documentos en un plazo máximo de 6 meses a partir de la entrada en vigor del decreto. El problema en que en muchos casos, es necesario que se definan el resto de cuestiones técnicas para cumplir los requisitos restantes.
Este decreto es un avance significativo en términos de modernización y agilización de los trámites administrativos. La digitalización de los procesos reducirá considerablemente los tiempos y costos asociados, mejorando la eficiencia y la accesibilidad para los ciudadanos y empresas. Además, la implementación de la firma electrónica reconocida garantizará la seguridad y validez legal de los documentos en el entorno digital, y evitará algunos desmanes que habitualmente se encuentran en el sector, con facturas cambiadas sin razón aparente.
ASIC XXI cumple actualmente con la práctica mayoría del decreto, a expensas de las concreciones técnicas necesarias, si bien ya se han realizado los trabajos previos necesarios para poder cumplirlas en que sean publicadas, tanto en su herramienta de electricidad como de gas. Estamos seguros que ésta medida permitirá eliminar del mapa prácticas poco éticas y sistemas poco robustos, lo que sin duda será una buena noticia para todos los profesionales del sector, para este año 2024.